Banyak perusahaan menganggap pilihan sewa mobil dengan pengemudi atau lepas kunci hanya berbeda pada ada atau tidaknya tenaga pengemudi. Padahal, bagi perusahaan yang mengelola mobilitas karyawan, kunjungan proyek, perjalanan dinas, hingga aktivitas operasional sehari-hari, keputusan tersebut dapat memengaruhi struktur biaya, pembagian tanggung jawab, pengelolaan risiko, dan beban administrasi internal.
Kebutuhan satu kendaraan untuk kunjungan kerja beberapa hari tentu berbeda dengan perusahaan yang harus menyediakan puluhan kendaraan setiap hari di beberapa lokasi. Karena itu, skema sewa yang terlihat lebih murah di awal belum tentu menghasilkan biaya operasional yang lebih rendah setelah seluruh kebutuhan pendukung dihitung.
Hal ini membuat perusahaan perlu melihat kebutuhan transportasi secara menyeluruh. Selain tarif sewa kendaraan, ada faktor lain seperti pengelolaan pengemudi, jadwal perjalanan, perawatan kendaraan, perlindungan asuransi, durasi kontrak, hingga kebutuhan kendaraan pengganti ketika unit tidak dapat digunakan.
Lalu, apa sebenarnya perbedaan sewa mobil dengan pengemudi dan lepas kunci, serta skema mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan perusahaan?
Sewa mobil dengan pengemudi adalah skema penyewaan kendaraan yang sekaligus menyediakan tenaga pengemudi untuk menjalankan kendaraan selama periode penggunaan.
Bagi perusahaan, layanan seperti ini tidak sekadar memberikan kendaraan. Penyedia layanan juga dapat membantu perusahaan mengurangi kebutuhan untuk mengatur tenaga pengemudi secara mandiri, terutama ketika kendaraan digunakan secara rutin untuk kegiatan bisnis.
Dalam praktiknya, cakupan layanan akan mengikuti ketentuan kontrak. Perusahaan perlu memeriksa apakah biaya yang disepakati sudah mencakup pengemudi, asuransi, perawatan kendaraan, kendaraan pengganti, batas waktu penggunaan, hingga ketentuan mengenai perjalanan ke luar kota.
Skema ini banyak digunakan untuk sewa kendaraan operasional yang aktivitasnya cukup terjadwal, misalnya:
mobilitas karyawan dan manajemen;
kunjungan ke kantor cabang;
perjalanan menuju lokasi proyek;
kegiatan operasional antarwilayah;
penjemputan tamu perusahaan; dan
kebutuhan kendaraan eksekutif.
Keunggulan utamanya terletak pada kemudahan pengelolaan. Perusahaan dapat lebih fokus pada penggunaan kendaraan, sementara sebagian aspek operasional ditangani sesuai ruang lingkup layanan yang telah disepakati.
Secara sederhana, sewa mobil lepas kunci adalah penyewaan kendaraan tanpa penyediaan pengemudi dari perusahaan rental. Kendaraan digunakan oleh penyewa atau personel yang telah ditunjuk oleh perusahaan.
Skema ini menawarkan fleksibilitas lebih besar karena perusahaan dapat menentukan sendiri siapa yang menggunakan kendaraan dan bagaimana jadwal pemakaiannya.
Namun, fleksibilitas tersebut juga berarti sebagian tanggung jawab operasional beralih kepada penyewa. Perusahaan perlu memiliki mekanisme internal untuk menentukan pengguna kendaraan, mengawasi pemakaian unit, memastikan kelayakan orang yang mengemudikan kendaraan, serta mencatat perjalanan dan penggunaan kendaraan.
Setiap orang yang mengemudikan kendaraan bermotor di jalan juga wajib memiliki Surat Izin Mengemudi sesuai jenis kendaraan yang digunakan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2009 tentang Lalu Lintas dan Angkutan Jalan.
Karena itu, model lepas kunci biasanya lebih mudah diterapkan apabila perusahaan sudah mempunyai sistem pengelolaan kendaraan dan personel internal yang jelas.
Perbedaan kedua skema tidak hanya terletak pada siapa yang mengemudikan kendaraan. Ada beberapa aspek lain yang perlu diperhitungkan sebelum perusahaan mengambil keputusan.
Pilihan akhirnya tidak dapat hanya didasarkan pada harga sewa bulanan. Perusahaan sebaiknya menghitung keseluruhan biaya dan sumber daya yang diperlukan selama kendaraan digunakan.
Salah satu kesalahpahaman yang cukup umum adalah menganggap sewa lepas kunci selalu lebih hemat karena tidak terdapat biaya pengemudi.
Dalam beberapa kondisi, biaya sewanya memang dapat terlihat lebih rendah. Namun, perusahaan masih perlu memperhitungkan biaya yang muncul ketika fungsi pengemudi dan pengelolaan kendaraan ditangani sendiri.
Biaya sewa dengan pengemudi dapat terdiri dari tarif kendaraan dan layanan pengemudi. Bergantung pada kontraknya, terdapat pula komponen yang perlu dikonfirmasi seperti:
jam kerja dan penggunaan kendaraan;
penggunaan di luar jam operasional;
perjalanan luar kota;
bahan bakar;
tol dan parkir;
akomodasi dalam perjalanan tertentu;
asuransi kendaraan;
perawatan berkala; dan
kendaraan pengganti.
Karena komponennya relatif terintegrasi, perusahaan lebih mudah membuat estimasi anggaran transportasi selama ketentuan penggunaan sudah didefinisikan dengan jelas dalam kontrak.
Pada model lepas kunci, biaya sewa kendaraan menjadi komponen utama. Namun, perusahaan juga perlu memperhitungkan biaya tidak langsung.
Jika perusahaan membutuhkan pengemudi khusus, misalnya, proses perekrutan, administrasi, jadwal kerja, dan pengelolaannya harus diperhitungkan secara terpisah.
Apabila kendaraan digunakan langsung oleh karyawan, perusahaan juga perlu memiliki prosedur penggunaan kendaraan, pencatatan perjalanan, pengelolaan kunci, serta mekanisme ketika terjadi kerusakan atau kendala saat kendaraan digunakan.
Oleh sebab itu, membandingkan dua skema sewa akan lebih akurat jika perusahaan menggunakan pendekatan total biaya operasional, bukan sekadar membandingkan tarif sewa kendaraan.
Selain biaya, pembagian tanggung jawab menjadi faktor penting dalam memilih skema rental mobil perusahaan.
Pada layanan dengan pengemudi, beberapa aktivitas operasional dapat dialihkan kepada penyedia layanan sesuai isi kontrak. Hal ini dapat mencakup penyediaan dan pengelolaan pengemudi serta dukungan terhadap kendaraan yang digunakan.
Sementara itu, pada skema lepas kunci, perusahaan memiliki kendali yang lebih besar terhadap penggunaan kendaraan. Konsekuensinya, perusahaan juga perlu mengatur lebih banyak aktivitas secara internal.
Beberapa hal yang sebaiknya tercantum dengan jelas sebelum kontrak sewa ditandatangani antara lain:
siapa yang diperbolehkan menggunakan kendaraan;
wilayah penggunaan kendaraan;
tanggung jawab perawatan berkala;
prosedur jika kendaraan mengalami kerusakan;
cakupan perlindungan asuransi;
prosedur penanganan kecelakaan;
ketersediaan kendaraan pengganti;
pembagian biaya akibat kerusakan atau kelalaian; dan
prosedur bantuan darurat.
Pembagian tanggung jawab dapat berbeda pada setiap penyedia dan jenis kontrak. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak mengasumsikan bahwa seluruh risiko otomatis menjadi tanggung jawab penyedia rental hanya karena kendaraan berstatus sewa.
Skema dengan pengemudi lebih relevan ketika perusahaan ingin mengurangi pekerjaan administratif yang berkaitan dengan mobilitas.
Contohnya adalah perusahaan yang memiliki jadwal perjalanan rutin setiap hari, kegiatan kunjungan yang padat, atau kendaraan yang digunakan oleh manajemen dan tamu perusahaan.
Model ini juga dapat dipertimbangkan ketika perusahaan tidak memiliki tim khusus untuk mengatur pengemudi dan kendaraan.
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki beberapa tim yang harus berpindah antara kantor, lokasi proyek, mitra, dan fasilitas operasional setiap hari.
Mengatur kendaraan sekaligus siapa yang mengemudikannya dapat menjadi pekerjaan tersendiri. Semakin banyak kendaraan, semakin banyak pula jadwal, pergantian personel, dan kebutuhan koordinasi yang harus dikelola.
Dengan skema yang lebih terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi kompleksitas tersebut.
Lepas kunci dapat menjadi pilihan ketika perusahaan sudah memiliki personel yang dapat menggunakan kendaraan dan sistem pengelolaan armada yang memadai.
Sebagai contoh, kendaraan dapat digunakan oleh staf lapangan tertentu secara bergantian berdasarkan jadwal kerja.
Model ini juga dapat memberikan fleksibilitas apabila pola perjalanan sulit diprediksi atau kendaraan harus tersedia setiap saat tanpa menunggu jadwal tenaga pengemudi dari penyedia layanan.
Namun, perusahaan perlu memastikan terdapat aturan yang jelas mengenai siapa yang boleh menggunakan kendaraan dan bagaimana penggunaannya dicatat.
Untuk perusahaan dengan jumlah kendaraan yang terus bertambah, sistem seperti daftar pengguna, log perjalanan, pemeriksaan kondisi kendaraan, dan pelaporan insiden menjadi semakin penting.
Durasi penggunaan kendaraan mempunyai pengaruh besar terhadap struktur kontrak.
Untuk kebutuhan singkat, seperti perjalanan bisnis, kegiatan perusahaan, atau proyek sementara, kontrak jangka pendek dapat memberikan fleksibilitas lebih besar.
Sebaliknya, jika kendaraan digunakan secara rutin selama berbulan-bulan atau bahkan tahunan, kontrak jangka panjang dapat memberikan kepastian yang lebih baik terkait ketersediaan unit dan pengelolaan kendaraan.
Prima Armada Raya melalui PRIMA Fleet Services menyediakan layanan penyewaan kendaraan jangka pendek maupun jangka panjang untuk kebutuhan korporat. Layanan tersebut mencakup kendaraan untuk aktivitas operasional perusahaan dan pilihan layanan transportasi lainnya.
Perusahaan sebaiknya menentukan durasi kontrak berdasarkan kebutuhan aktual, bukan sekadar memilih periode terpanjang untuk memperoleh tarif tertentu.
Pertimbangan akan menjadi lebih kompleks ketika kebutuhan berkembang dari satu atau dua unit menjadi puluhan kendaraan.
Pada skala kecil, mengatur jadwal kendaraan secara manual mungkin masih memungkinkan. Namun, semakin besar jumlah armada, semakin banyak aspek yang perlu diawasi, mulai dari jadwal penggunaan hingga kondisi setiap kendaraan.
Untuk sewa kendaraan operasional dalam jumlah besar, perusahaan perlu mempertimbangkan kemampuan penyedia dalam beberapa aspek, antara lain:
Penyedia perlu mampu menyesuaikan jenis dan jumlah kendaraan dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Bagi perusahaan dengan kantor atau proyek di beberapa daerah, jaringan operasional menjadi penting karena kendaraan mungkin dibutuhkan di lokasi yang berbeda.
Kendaraan operasional yang digunakan secara rutin membutuhkan perawatan agar tetap layak digunakan.
Jika kendaraan harus masuk bengkel, ketersediaan unit pengganti dapat membantu menjaga aktivitas perusahaan tetap berjalan.
Respons ketika terjadi masalah di perjalanan juga perlu diperhatikan, terutama untuk kendaraan yang digunakan setiap hari.
Prima Armada Raya menyebutkan bahwa PRIMA Fleet Services didukung jaringan operasi di berbagai wilayah, perawatan berkala, layanan kendaraan pengganti, serta dukungan pelanggan 24 jam.
Harga memang menjadi salah satu pertimbangan penting dalam memilih rental kendaraan. Namun, keputusan untuk perusahaan sebaiknya tidak berhenti pada angka tarif bulanan.
Ada beberapa pertanyaan yang dapat digunakan sebelum menentukan pilihan:
Seberapa sering kendaraan akan digunakan?
Apakah perusahaan sudah mempunyai personel yang dapat mengemudikan kendaraan?
Berapa banyak kendaraan yang dibutuhkan?
Apakah kendaraan digunakan di satu kota atau beberapa wilayah?
Siapa yang akan mengelola jadwal dan administrasi kendaraan?
Bagaimana prosedur ketika kendaraan mengalami masalah?
Apakah kendaraan pengganti tersedia?
Apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam kontrak?
Jawaban atas pertanyaan tersebut membantu perusahaan melihat biaya transportasi secara lebih menyeluruh.
Skema yang tampak lebih murah belum tentu paling efisien apabila membutuhkan banyak pekerjaan administratif tambahan. Sebaliknya, layanan yang lebih lengkap juga tidak selalu diperlukan jika perusahaan sudah mempunyai sistem internal yang mampu menangani kebutuhan tersebut.
Memilih antara sewa mobil dengan pengemudi dan lepas kunci perlu disesuaikan dengan pola operasional perusahaan.
Skema dengan pengemudi dapat membantu perusahaan yang membutuhkan layanan transportasi lebih terintegrasi dan ingin mengurangi beban pengelolaan tenaga pengemudi. Sementara itu, lepas kunci memberikan fleksibilitas lebih besar bagi perusahaan yang sudah mempunyai personel serta sistem pengelolaan kendaraan sendiri.
Selain tarif sewa, pertimbangkan pula biaya operasional, pembagian tanggung jawab, perlindungan kendaraan, kebutuhan kendaraan pengganti, durasi kontrak, jumlah armada, dan jangkauan operasional sebelum membuat keputusan.
Untuk perusahaan yang membutuhkan rental mobil perusahaan dengan pilihan kontrak jangka pendek maupun jangka panjang, Prima Armada Raya menyediakan PRIMA Fleet Services untuk mendukung kebutuhan kendaraan operasional perusahaan. Layanannya mencakup beragam kebutuhan transportasi korporat serta dukungan pengemudi profesional dan tersertifikasi.
Konsultasikan kebutuhan jumlah kendaraan, pola penggunaan, lokasi operasional, dan durasi sewa dengan Prima Armada Raya untuk mendapatkan skema layanan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
http://peraturan.bpk.go.id/Details/5516/pp-no-74-tahun-2014
